Energiecontract van een stichting die het sportpark of clubhuis beheert

Bij veel sportclubs bestaan twee rechtspersonen naast elkaar: de vereniging, met de leden en de teams, en een stichting die het clubhuis, de velden of het hele sportpark bezit of beheert. Dat heeft vaak goede redenen. Maar voor het energiecontract maakt het de zaken soms ingewikkeld. In dit artikel zetten we de belangrijkste punten op een rij.

Waarom een aparte stichting?

Clubs kiezen om verschillende redenen voor een stichting naast de vereniging:

• om het clubhuis of de velden los te houden van de risico's van de vereniging;
• omdat de gemeente, een bank of een fonds dat als voorwaarde stelt voor een lening of subsidie;
• omdat meerdere verenigingen samen één accommodatie gebruiken, bijvoorbeeld een voetbal- en een tennisclub op hetzelfde park;
• omdat een stichting sneller kan beslissen dan een ledenvergadering.

Op wiens naam staat het contract?

Het energiecontract hoort op naam van de partij die de aansluiting gebruikt en de rekening betaalt. Bij een stichting zien we vaak drie situaties:

1. De stichting heeft het contract en belast door. De stichting betaalt de energierekening en rekent de kosten door aan de vereniging, bijvoorbeeld via de huur of een vaste vergoeding.
2. De vereniging heeft het contract. De stichting is eigenaar van het gebouw, maar de vereniging gebruikt het en sluit zelf het energiecontract af.
3. Het is niet duidelijk. Het contract staat op naam van de stichting, maar de vereniging betaalt de rekening. Of het staat nog op naam van een stichting die bijna niet meer actief is. Dat geeft problemen bij tekenen, betalen en de teruggave.

Kies één lijn en leg die vast, bijvoorbeeld in de gebruiksovereenkomst tussen stichting en vereniging. Lees ook wie tekent en op welke naam.

Wie tekent?

Staat het contract op naam van de stichting, dan tekent het stichtingsbestuur. Wie de stichting mag vertegenwoordigen, staat in de statuten en in het Handelsregister van de KvK. Vaak zitten er dezelfde mensen in beide besturen, maar het blijven aparte rechtspersonen met elk een eigen KvK-nummer. Let er bij een bestuurswissel op dat ook de inschrijving van de stichting wordt bijgewerkt. Dat wordt nog wel eens vergeten.

Energiekosten doorbelasten

Heeft de stichting het contract, dan moet ze de kosten op een eerlijke manier doorbelasten. Een paar manieren:

• In de huur. Eenvoudig, maar de vereniging ziet niet wat de energie kost, en een prijsstijging komt bij de stichting terecht.
• Op basis van de werkelijke kosten. De stichting rekent na de jaarafrekening de echte kosten door. Eerlijk, maar wel wat meer administratie.
• Per gebruiker. Gebruiken meerdere clubs het park, dan kun je de kosten verdelen naar gebruik, bijvoorbeeld met een vaste verdeelsleutel op basis van gebruiksuren of oppervlakte.

Wie kan de teruggave van energiebelasting aanvragen?

De teruggave vraagt de instelling aan op wiens naam de eindafrekening staat. Zit de energie voor de vereniging in de huur, dan kan de vereniging de teruggave niet zelf aanvragen. De stichting kan dat soms wel, als ze zelf aan de voorwaarden voldoet. Een stichting die een gebouw ter beschikking stelt, moet onder meer aantonen dat het gebouw voor minstens 70% wordt gebruikt door instellingen die zelf in aanmerking komen. Lees meer over de teruggave van energiebelasting. Wij kunnen ook nagaan of jullie situatie kansrijk is.

Wij helpen je graag

Weet je niet precies hoe het bij jullie zit? Leg de jaarafrekening en de gebruiksovereenkomst klaar en plan een adviesgesprek. We kijken samen op wiens naam de aansluitingen staan en welk contract we kunnen vergelijken.

Veelgestelde vragen

Hulp nodig bij het energiecontract van je vereniging?

Wij vergelijken het aanbod van meer dan 20 energieleveranciers en kijken naar het verbruik van jullie club. Het adviesgesprek is gratis en vrijblijvend. Plan een adviesgesprek.