Een bedrijf heeft een eigenaar die beslist. Een vereniging heeft een bestuur van vrijwilligers dat elke paar jaar wisselt. Dat maakt het energiecontract soms lastiger dan nodig. Wie mag tekenen? Op welke naam staat het contract? En wat gebeurt er als de penningmeester stopt? In dit artikel zetten we het op een rij.
Wie mag het contract tekenen?
Wie de vereniging mag vertegenwoordigen, staat in de statuten. Vaak is dat het bestuur als geheel, of twee bestuursleden samen, bijvoorbeeld de voorzitter en de penningmeester. Soms mag één bestuurder alleen tekenen. Kijk ook in het Handelsregister van de KvK: daar staat wie als bestuurder staat ingeschreven en of die alleen of samen bevoegd is.
- Teken alleen als je volgens de statuten bevoegd bent, of laat de tweede bestuurder meetekenen.
- Sommige statuten of het huishoudelijk reglement bepalen dat het bestuur voor grote of langlopende contracten eerst toestemming nodig heeft van de algemene ledenvergadering. Check dat vooraf.
- Leveranciers vragen bij een zakelijk contract meestal het KvK-nummer van de vereniging. Zorg dat de inschrijving klopt en up-to-date is.
Op welke naam staat het contract?
Het contract hoort op naam van de organisatie die de energie gebruikt en betaalt. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het vaak mis:
- Vereniging of stichting? Bij veel clubs is er naast de vereniging een stichting die het clubhuis bezit of beheert. Staat het contract op naam van de stichting terwijl de vereniging betaalt, of andersom? Maak het duidelijk en zet het contract op naam van de partij die het gebouw gebruikt en de rekening betaalt.
- Op persoonlijke naam. Soms staat het contract nog op naam van een (oud-)bestuurder, of als consumentencontract op een privéadres. Dat is onhandig en kan problemen geven bij een bestuurswissel. Zet het op naam van de vereniging.
- Via de gemeente of verhuurder. Is het clubhuis van de gemeente en betaal je de energie via de huur? Dan heb je zelf geen contract. Of dat zo blijft, staat in de huurovereenkomst.
Belangrijk voor de teruggave van energiebelasting: wil je vereniging de teruggave van energiebelasting aanvragen, dan moet de eindafrekening op naam van de vereniging zelf staan. Een contract op de verkeerde naam kan je dus geld kosten.
Wat regel je bij een bestuurswissel?
Bij een bestuurswissel verdwijnt kennis vaak met de vertrekkende bestuurder mee. Leg daarom deze gegevens vast in een overdrachtsdocument of de gedeelde map van het bestuur:
- de leverancier, het klantnummer en de inloggegevens van de online omgeving;
- de EAN-codes van alle aansluitingen (clubhuis, veldverlichting, eventueel een kleedkamergebouw);
- de einddatum van elk contract en de opzegtermijn;
- de laatste jaarafrekeningen;
- wie de teruggave van energiebelasting aanvraagt en wanneer de termijn verloopt.
Zet de einddatum in de gedeelde agenda van het bestuur, met een herinnering drie maanden van tevoren. Zo voorkom je dat het contract stilzwijgend doorloopt op een duurder tarief.
Contract en begroting
De begroting van een vereniging wordt meestal een jaar vooruit vastgesteld door de ledenvergadering. Een onverwachte stijging van de energieprijs is dan lastig op te vangen, zeker als de contributie al vaststaat. Veel verenigingen kiezen daarom voor een vast tarief, zodat de energiekosten in de begroting kloppen.
Wij helpen je graag
Weet je niet precies hoe het bij jullie zit? Leg de laatste jaarafrekening klaar en plan een adviesgesprek. We kijken samen naar de aansluitingen, de namen op de contracten en de einddatums.
Veelgestelde vragen
Mag de penningmeester alleen een energiecontract afsluiten?
Heeft een vereniging een KvK-nummer nodig voor een zakelijk energiecontract?
Het contract staat nog op naam van een oud-bestuurder. Wat nu?
Hulp nodig bij het energiecontract van je vereniging?
Wij vergelijken het aanbod van meer dan 20 energieleveranciers en kijken naar het verbruik van jullie club. Het adviesgesprek is gratis en vrijblijvend. Plan een adviesgesprek.